Centralino telefonico

Usiamo FreePBX, che è software opensource, e la ragione è di costo nel tempo. Sui centralini commerciali ogni interno in più, ogni funzione in più e ogni rinnovo si paga, e a cinque anni il conto delle licenze supera quello dell’apparato. Su FreePBX no: si paga il nostro lavoro di installazione, configurazione e mantenimento. E se un giorno decidi di farlo gestire a qualcun altro, la piattaforma resta tua e chiunque sappia lavorarci può prenderla in mano — cosa che con un centralino proprietario non succede.

In sede o in cloud. Funziona su un apparato in azienda, oppure in cloud, che è la soluzione giusta quando gli uffici sono più di uno: le sedi finiscono sotto lo stesso piano di numerazione, gli interni si chiamano a due cifre da una città all’altra e il numero unico risponde ovunque ci sia qualcuno libero. Per un’azienda con due o tre sedi è il singolo intervento che cambia di più la vita quotidiana, e costa meno di quanto ci si aspetti.

Cosa si configura. Code di attesa, risponditori automatici, orari di apertura, gruppi di risposta, deviazioni sul cellulare: si configura tutto, e soprattutto si ri-configura quando l’organizzazione cambia, senza dover chiamare il produttore.

Le code di attesa, fatte bene. Una coda non è solo “musica finché qualcuno risponde”: si può instradare la chiamata in base a chi è libero da più tempo, dare priorità a un numero di cliente riconosciuto, mostrare all’operatore da dove arriva la chiamata prima ancora di rispondere, e tenere statistiche in tempo reale su quante chiamate sono in attesa, per quanto tempo e quante sono state perse. Sono numeri che di solito nessuno guarda finché non servono per capire se in reception serve una persona in più.

Il centralino che parla con il gestionale. Quando una chiamata arriva, si può aprire in automatico la scheda del cliente sul CRM o sul gestionale, con lo storico di quello che è già successo — utile soprattutto per chi gestisce assistenza clienti, dove sapere subito chi sta chiamando e cosa ha aperto in corso fa risparmiare i primi due minuti di ogni telefonata, quelli che di solito si passano a ricostruire la situazione.

Registrazione delle chiamate. Per formazione del personale, verifica della qualità del servizio o obblighi contrattuali specifici del tuo settore, le chiamate si possono registrare e archiviare in modo organizzato — per data, reparto o operatore — così quando serve ritrovare una conversazione non tocca ascoltare ore di audio a caso.

Sulla sicurezza non si transige. Come ogni piattaforma opensource molto diffusa, FreePBX è anche un bersaglio: nel corso del tempo sono emerse vulnerabilità note, anche segnalate dall’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale. Applicare gli aggiornamenti appena escono, senza aspettare, è la parte del lavoro che ci prendiamo noi — un centralino lasciato a sé stesso è un rischio, uno seguito con attenzione è un vantaggio di costo reale.

Cosa succede se cade la linea internet. Su un centralino che dipende dalla connessione, una linea che cade significa restare senza telefono nel momento peggiore. Configuriamo un failover che dirotta le chiamate su un numero di riserva — un cellulare, un altro ufficio — finché la linea non torna, così un problema di connettività resta un fastidio e non diventa un giorno di clienti che non riescono a chiamarvi.

L’hardware, in concreto. Non serve un server dedicato enorme: per un ufficio fino a una cinquantina di interni basta una macchina di fascia medio-bassa, spesso la stessa che ospita già altri servizi in azienda tramite virtualizzazione. È uno dei motivi per cui il costo di ingresso resta contenuto rispetto a un apparato proprietario dimensionato allo stesso modo.

Se preferisci un apparato commerciale pronto all’uso forniamo anche centralini Yeastar — vedi Yeastar. Ti mettiamo i due conti davanti e scegli tu.