Ci sono due ragioni ricorrenti per cui un’azienda cerca un’alternativa alle piattaforme cloud americane. La prima è dove stanno i dati: certi contratti, certi clienti e certe normative chiedono che restino in Italia o proprio dentro l’azienda, e non è una richiesta negoziabile. La seconda è il costo per utente, che su una piattaforma in abbonamento cresce a ogni assunzione e non scende mai.
Nextcloud risponde a tutte e due. Le funzioni sono quelle che servono davvero — cartelle condivise, sincronizzazione con i PC, calendari e contatti condivisi, modifica dei documenti direttamente dal browser, condivisione verso l’esterno con link protetti e a scadenza — e la licenza non si paga per utente: cento persone costano quanto dieci.
Vuoi capire se Nextcloud copre le tue esigenze?
Parliamone senza impegno.
Dove farlo stare. Può stare in azienda, con i dati che non escono dalla sede, oppure sulla nostra infrastruttura se preferisci non gestire hardware. Sono due impianti diversi che risolvono lo stesso problema: chi ha un vincolo contrattuale preciso su dove stanno i dati sceglie l’installazione on-premise, chi vuole solo smettere di dipendere da un cloud pubblico e non ha vincoli così stretti sceglie l’hosting da noi.
Videochiamate e chat, senza un’altra app. Il modulo Talk aggiunge chiamate audio e video in alta definizione, cifrate end-to-end, direttamente dentro la stessa piattaforma dove stanno i documenti: per una riunione veloce con un collega non serve aprire un altro programma, si parte dalla stessa scheda del file che state guardando insieme. È pensato per restare conforme al GDPR anche sulle comunicazioni, non solo sui file.
Documenti modificati insieme, in tempo reale. Il modulo Office, basato sul motore Collabora, apre e modifica testi, fogli di calcolo e presentazioni direttamente dal browser, con più persone che lavorano sullo stesso file in contemporanea e senza perdere la compatibilità con i formati Word, Excel e PowerPoint che i vostri clienti e fornitori continuano a mandarvi.
Centinaia di moduli, un’unica piattaforma. Oltre a file, calendario e videochiamate, il catalogo di app ufficiali copre gestione progetti, moduli e sondaggi, firma digitale dei documenti e assistenti automatici per attività ripetitive: si attivano quando servono, senza dover installare né pagare un altro programma separato per ogni esigenza che emerge col tempo.
Si aggancia agli account che avete già. Se in azienda usate Active Directory o un altro sistema di identità, colleghiamo Nextcloud a quello: gli utenti accedono con le credenziali che già conoscono, e quando qualcuno viene disattivato in Active Directory perde l’accesso anche qui, in automatico, senza doverlo ricordare a parte.
Anche da smartphone, come le app che conosci già. Le app mobile per Android e iOS sincronizzano in automatico le foto scattate dal telefono verso lo spazio aziendale, danno accesso ai file offline quando manca la connessione, e permettono di firmare l’approvazione di un documento o rispondere a una richiesta anche fuori dall’ufficio — lo stesso comfort a cui si è abituati con le piattaforme consumer, senza che i dati escano dal perimetro che avete scelto.
Chi ha cancellato cosa, e quando. Ogni file mantiene lo storico delle versioni precedenti: se qualcuno sovrascrive per errore un documento importante, o lo cancella per sbaglio, si torna indietro di pochi click senza dover recuperare un backup completo — un livello di protezione quotidiana che riduce di molto le richieste di ripristino urgente.
La migrazione da quello che usate ora non richiede di fermare l’azienda: si importano file e cartelle mantenendo la struttura esistente, si affiancano i due sistemi per il tempo necessario a verificare che tutto sia arrivato, e solo a quel punto si spegne la piattaforma vecchia — un passaggio graduale, non un salto nel vuoto in un weekend.
Il lavoro difficile non è installarlo: è tenerlo aggiornato, sicuro e funzionante per anni, mentre gli utenti crescono e i permessi si complicano — vedi Nextcloud collaboration suite per la parte di installazione e manutenzione continuativa.