Licenze Microsoft 365

Le licenze Microsoft 365 le vende chiunque, spesso allo stesso prezzo. La differenza è chi risponde quando una casella smette di ricevere posta, quando un dipendente se ne va e il suo account va disattivato senza perdere l’archivio, o quando scopri di pagare da due anni otto licenze per cinque persone — che è una cosa che capita più spesso di quanto sembri.

Cambiare fornitore non richiede di rifare niente. È il punto su cui vale la pena essere chiari: le caselle, i file e le configurazioni restano dove sono. Non c’è migrazione, non c’è fermo, non si riconfigura niente sui PC. Cambia solo l’intestazione del contratto e il numero da chiamare quando qualcosa non funziona.

Sui piani ti diciamo quello che conviene, non quello che costa di più.

• Business Basic — se servono solo email, Teams e le app Office da browser, senza installazioni sul PC: la scelta tipica per chi lavora quasi solo da un unico dispositivo aziendale;
• Business Standard — se servono anche le app Office installate, più Bookings, Clipchamp e Loop: è il piano che consigliamo più spesso a chi ha un ufficio con più postazioni fisse;
• Business Premium — se servono la gestione centralizzata dei dispositivi e la sicurezza avanzata: Defender for Business con protezione avanzata dagli attacchi, Intune per gestire da remoto notebook e smartphone aziendali, Entra ID P1 per l’accesso condizionato.

Standard e Premium includono anche l’accesso di base a Power Platform — app e automazioni con i connettori standard (SharePoint, Excel, Outlook) — che molte aziende stanno già pagando senza saperlo e senza usarlo: vedi Power Platform.

Come funziona il passaggio, in pratica. Verifichiamo prima quante licenze hai davvero attive e a cosa servono — è il momento in cui emergono gli account fantasma di chi non lavora più in azienda, ancora pagati mese dopo mese: non è un caso raro, è quasi la norma su un tenant che nessuno ha mai riordinato. Poi si trasferisce l’amministrazione del tenant, senza toccare le caselle né i file: un’operazione tecnica che facciamo noi, non un progetto che coinvolge il tuo team, e che normalmente si chiude in pochi giorni lavorativi. I listini Microsoft aumentano quasi ogni anno — l’ultimo rincaro sui piani Business si aggira intorno al 5% — ed è un motivo in più per far ricontrollare cosa stai pagando prima del rinnovo, non dopo.

Aziende con più sedi o più società. Se gestisci più realtà legate tra loro — una holding con controllate, o semplicemente più partite IVA della stessa famiglia imprenditoriale — è frequente trovare tenant separati aperti in momenti diversi, con contratti diversi e nessuno che li abbia mai messi a confronto. Riportarli sotto un’unica gestione, dove ha senso farlo, spesso significa eliminare doppioni di licenze e semplificare la fatturazione a un solo referente, senza toccare il modo in cui ogni sede lavora oggi.

Cosa cambia col tempo. Assegniamo, disattiviamo e ottimizziamo i piani man mano che l’organico cambia: un piano Premium su un account che usa solo la posta è uno spreco che nessuno controlla, finché non arriva la fattura di rinnovo. Capita spesso di trovare aziende che hanno assegnato lo stesso piano a tutti indistintamente, quando magari basterebbe Basic per metà del personale e il risparmio si vede già dal primo rinnovo. Per attivazione, migrazione guidata e configurazione sui tuoi processi vedi il servizio Microsoft 365.